Informacje podstawowe
1. KIM JEST SYGNALISTA I CO MOŻE ZGŁOSIĆ?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą w zakresie podanym w ustawie o ochronie sygnalistów.
Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Sygnalistą może być m.in. pracownik, w tym pracownik tymczasowy, osoba ubiegająca się o pracę, wolontariusz, stażysta, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, praktykant, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
2. CZEGO POWINNY DOTYCZYĆ NARUSZENIA ZGŁASZANE PRZEZ SYGNALISTĘ:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
3. JAK MOŻNA ZGŁOSIĆ NARUSZENIE PRAWA?
Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego – do odpowiedniej komórki we własnej organizacji/u swojego pracodawcy, za pośrednictwem udostępnionego kanału zgłoszeniowego lub zgłoszenia zewnętrznego – bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Sygnalista może także dokonać ujawnienia publicznego, a więc podać informację o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej np. poprzez media społecznościowe.
4. OD KIEDY SYGNALIŚCIE PRZYSŁUGUJE OCHRONA?
Sygnalista podlega ochronie już od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Wystarczy zgłoszenie o naruszeniu prawa, aby korzystać z ochrony jako sygnalista. Sygnalista nie będzie musiał przy tym uprawdopodabniać, że doszło do naruszenia prawa, ani nie będzie zobowiązany do składania oświadczeń pod rygorem odpowiedzialności karnej za podawanie nieprawdziwych informacji.
Warunkiem przyznania ochrony jest uzasadnione przekonanie sygnalisty, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz to, że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ponadto taka informacja będzie musiała być uzyskana w kontekście związanym z pracą.
5. CO GROZI ZA ZGŁASZANIE NARUSZEŃ, DO KTÓRYCH NIE DOSZŁO?
Sygnalista może liczyć na ochronę pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.
Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
6. CZYM JEST DZIAŁANIE ODWETOWE?
Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty, wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
7. KIM SĄ OSOBY POMAGAJĄCE SYGNALIŚCIE I POWIĄZANE Z NIM?
Osobami pomagającymi sygnaliście są osoby fizyczne pomagające mu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą. Ich wsparcie nie powinno zostać ujawnione.
Osobami powiązanymi z sygnalistą są osoby fizyczne, mogące doświadczyć działań odwetowych w związku z dokonaniem zgłoszenia. Za takie osoby uznajemy m.in. współpracowników lub osoby najbliższe sygnaliście.
Osoby pomagające i powiązane z sygnalistą mają prawo do takiej samej ochrony jak sygnalista.
8. USTALENIE PROCEDURY ZGŁOSZEŃ
Ustalenia procedury dokonywania zgłoszeń należy traktować przede wszystkim jako szansę pozyskania informacji, które pozwolą odpowiednio wcześnie zareagować na naruszenie i ograniczyć jego skutki (zapobieżenie wystąpieniu szkody lub ograniczenie jej rozmiarów) w danej organizacji, instytucji.
System zgłaszania naruszeń może pomóc w zapobieganiu różnym nieprawidłowościom, w tym: oszustwom, kradzieżom, korupcji czy mobbingowi.
Jeżeli pracownicy będą mogli reagować na naruszenia prawa i zyskają możliwość ich zgłoszenia w bezpieczny i poufny dla siebie sposób, wówczas zmaleje liczba naruszeń prawa. Z kolei świadomość istnienia systemu dokonywania zgłoszeń, znacznie utrudni podejmowanie nieuczciwych działań przez współpracowników lub przełożonych.
9. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY W STOSUNKU DO KANDYDATÓW DO PRACY
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, pracodawca przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
10. ZACHOWANIE POUFNOŚCI INFORMACJI
Administrator musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
- uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem,
- zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Osoby uprawnione do:
- przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych,
- podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu,
muszą mieć pisemne upoważnienie.
Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych. Dotyczy to także okresu po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.